Kundförluster uppstår när en kund inte betalar sin faktura och det står klart att pengarna inte kommer att komma in. För att bokföringen och momsen ska bli korrekt är det viktigt att hantera kundförluster på rätt sätt och vid rätt tidpunkt.
Vad är en kundförlust?
En kundförlust innebär att ett företag inte får betalt för en kundfaktura som redan bokförts som intäkt. Det kan bero på konkurs, skuldsanering eller att kunden helt enkelt saknar betalningsförmåga. Det räcker inte att fakturan är försenad – det ska vara konstaterat att betalning uteblir.
När är en kundförlust konstaterad?
En kundförlust anses vara konstaterad när det finns tydliga skäl att betalning inte kommer att ske. Det kan till exempel vara när kunden gått i konkurs, när Kronofogden avslutat ett ärende utan utdelning eller när fordran bedöms som helt obetalbar efter indrivningsförsök.
Hur bokförs kundförlust?
När kundförlusten är konstaterad bokförs den som en kostnad och kundfordran tas bort från balansräkningen. Intäkten ligger kvar eftersom den redan redovisats. Kostnaden bokförs vanligtvis på konto för kundförluster, medan kundfordringskontot krediteras.
Moms vid kundförlust
När en kundförlust är konstaterad har företaget rätt att få tillbaka den moms som tidigare redovisats på fakturan. Det innebär att den utgående momsen minskas i bokföringen. Detta är en viktig del som ofta missas och kan påverka likviditeten negativt om den inte hanteras korrekt.
Befarad kundförlust
Om det finns osäkerhet kring om kunden kommer att betala, men det ännu inte är helt klart, räknas det som en befarad kundförlust. Befarade kundförluster bokförs som en kostnad men utan momsjustering. Först när förlusten är konstaterad får momsen korrigeras.
Om kunden betalar i efterhand
Om kunden trots allt betalar efter att kundförlusten bokförts ska betalningen bokföras som en intäkt. Samtidigt måste den moms som tidigare återförts redovisas på nytt.
