Aktieboksombud

Ärendehantering: Vi tar emot och handlägger begäran om att ta del av aktieboken.
Mottagarinformation: Vi lämnar lagenlig information till mottagaren om ansvar och skyldigheter enligt GDPR vid hantering av personuppgifter.
Tillsyn och regelefterlevnad: Vi upprätthåller rutiner för att aktieboken hanteras i enlighet med aktiebolagslagen och dataskyddsregler.
Kontrollfunktion: Vi säkerställer att ärendet genomförs enligt fastställd rutin och att bolaget får tydliga instruktioner för utlämnande på plats.
Avvikelsehantering: Vid misstänkt otillbörlig spridning dokumenterar vi händelsen och stödjer bolaget med åtgärdsunderlag.

Vad innehåller aktieboken

Aktieboken är bolagets förteckning över samtliga aktieägare. När en privatperson är aktieägare innehåller aktieboken personuppgifter såsom aktieägarens namn, adress och ibland personnummer, samt uppgifter om aktieinnehav (antal aktier och aktieslag) och eventuella överlåtelser eller förändringar i ägandet.

Vem som helst kan begära ut din aktiebok

Enligt aktiebolagslagen är aktieboken offentlig. Det innebär att bolaget ska ge den som begär det möjlighet att ta del av aktieboken. Den som begär insyn kan vara anonym, men ansvarar för att hantera eventuella personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och övriga tillämpliga regler.

Så utser du Aktieboksregistret till aktieboksombud

När någon begär att få ta del av din aktiebok kontaktar du oss, så att ärendet hanteras enligt tillämpliga regler. På din webbplats och i annan kommunikation kan du ange att ditt aktieboksombud är Aktieboksregistret. Det innebär att vi tar över kontakten och sköter kommunikationen med den som efterfrågar aktieboken.

I kommunikationen med den som begär att få ta del av aktieboken informerar vi om ansvar och skyldigheter samt meddelar datum och plats för utlämnandet. Själva utlämnandet sker därefter av er.

Styrelsen ansvarar för aktieboken

Enligt aktiebolagslagen är det alltid styrelsen som ansvarar för att aktieboken förs och hålls tillgänglig. Det innebär att det är styrelsen som ansvarar för att ett eventuellt utlämnande genomförs. Aktieboksregistret stödjer och kontrollerar processen så att hanteringen sker i enlighet med tillämpliga regler, inklusive dataskyddsförordningen (GDPR).

Om aktieboken missköts

Om aktieboken missköts, till exempel om den inte förs eller inte hålls tillgänglig kan ansvar aktualiseras för styrelsen och överträdelser är straffsanktionerade med böter eller fängelse i högst ett år.

Vi misstänker spridning av uppgifter

Om du misstänker att uppgifterna kan komma att spridas ska du kontakta oss omgående. Vi kontrollerar ärendet och hanterar kommunikationen och processen i enlighet med tillämpliga regler. På så sätt minskar du risken att fatta ett felaktigt beslut eller hantera ärendet på ett sätt som kan strida mot lag.

Diarieföring

Aktieboksregistret diarieför varje begäran och utlämning av aktieboken. Genom tydlig dokumentationminskar risken för otillbörlig spridning av personuppgifter och andra känsliga uppgifter i aktieboken.

Vilka aktiebolag kan ha ett aktieboksombud?

Tjänsten gäller endast privata aktiebolag. Den gäller inte för avstämningsbolag eller börsnoterade aktiebolag.

Hur ska aktieboken tillhandahållas?

Det är bolaget som bestämmer hur aktieboken görs tillgänglig. Om aktieboken förs digitalt kan insyn ges på plats hos bolaget, exempelvis genom att aktieboken visas på en dator. Om aktieboken förs i fysisk form kan den i stället visas upp på plats genom att den fysiska dokumentationen uppvisas.

Det här ingår inte

Vi fattar inte styrelsebeslut åt er
Vi genomför inte fysisk visning/utlämning (sker av styrelsen/bolaget)
Vi erbjuder inte juridisk rådgivning i enskilda tvister (om du vill avgränsa)

Frågor och svar

Se de vanligaste frågorna och svaren här nedan.

Ja. Den som begär att få ta del av aktieboken kan vara anonym.

Insyn på plats räcker normalt. Bolaget ska hålla aktieboken tillgänglig, men är inte alltid skyldigt att lämna ut kopia.

Utan onödigt dröjsmål. Begäran ska hanteras skyndsamt och inom rimlig tid.

Ni ska endast tillhandahålla uppgifter som finns i aktieboken. Krav på andra handlingar eller uppgifter kan avvisas.

Avgiften för att utse Aktieboksregistret till aktieboksombud anges i beställningsformuläret.