Många som startar aktiebolag har funderingar på om man behöver registrera aktieboken hos Bolagsverket. Men i Sverige fungerar det inte på det sättet. Aktieboken är ett viktigt dokument, men den registreras inte offentligt. I stället är det bolaget som ansvarar för att den upprättas och hålls uppdaterad.
En aktiebok är helt enkelt företagets egen förteckning över vilka som äger aktierna i bolaget. Den visar hur många aktier varje person har, när de förvärvats och om några aktier har bytt ägare. Aktieboken är alltså en slags ägarlista, men med. Det är den som avgör vem som har rätt att rösta på bolagsstämman och ta emot utdelning.
I Sverige är det styrelsen i bolaget som ansvarar för att aktieboken finns och hålls aktuell. Den ska upprättas så snart aktiebolaget bildas och uppdateras varje gång aktier säljs eller överlåts. Men trots att den är obligatorisk skickas den aldrig in till någon myndighet. Du registrerar den inte hos Bolagsverket eller någon annan instans. Det är helt enkelt ett internt dokument som bolaget själv måste förvalta.
I mindre, privata aktiebolag sköts aktieboken ofta av styrelsen själv eller med hjälp av en redovisningskonsult. Många väljer i dag att använda digitala verktyg där aktieägandet kan hanteras på ett smidigt sätt online. I publika aktiebolag, alltså de som är noterade på börsen, är det i stället Euroclear Sweden som ansvarar för aktieboken genom sitt centrala värdepappersregister.
I Sverige registrerar du alltså inte aktieboken hos någon myndighet. Den ska föras och förvaras av bolaget, hållas uppdaterad och vara tillgänglig för den som vill se den. Det är en enkel men central del av att driva aktiebolag – och ett lagkrav som alla bolag måste följa.
Upprätta alltid aktieägarintyg
Förutom aktieboken kan ett bolag utfärda ett aktieägarintyg (på engelska Shareholder Certificate). Ett aktieägarintyg är ett underskrivet bevis från bolagets styrelse som visar vem som äger aktier i företaget och hur stort innehav varje person har.
Intyget används ofta som ett dokument vid bankärenden, internationella transaktioner eller som underlag vid investeringar och delägarskap. Eftersom det ska kunna användas både i Sverige och utomlands, utfärdas det normalt på både svenska och engelska.
Styrelsen undertecknar aktieägarintyget, och det fungerar som ett bevis på ägandet i bolaget vid den tidpunkt då intyget utfärdas.
