Kaffe är en självklar del av många svenska arbetsplatser. De flesta arbetsgivare erbjuder kaffe som en förmån eller som en del av den interna servicen. Men vad gäller egentligen när det kommer till skatt, bokföring, arbetsmiljöansvar och juridiska krav? Här går vi igenom det viktigaste.
Är kaffe på jobbet en skattepliktig förmån?
Nej. Enligt Skatteverkets regler räknas kaffe, te, vatten och enklare förtäring som en del av intern förfriskning, vilket är en skattefri personalförmån.
Exempel på vad som är skattefritt:
- Kaffe och te
- Vatten och kolsyrat vatten
- Enkla kakor eller frukt (i rimliga mängder)
- Smågodis vid enstaka tillfällen
Detta innebär att arbetsgivaren inte behöver förmånsbeskatta sina anställda när kaffe erbjuds på arbetsplatsen.
Skatteverkets princip:
Förmånen måste vara av ringa värde och tillhandahållas till alla anställda för att vara skattefri.
Bokföring och avdrag för kaffe
Kaffe till kontoret bokförs normalt som:
- Personalvårdskostnader (kontogrupp 7690, 7699 eller liknande)
- Det är avdragsgillt för företaget så länge det är avsett som personalvård och inte representation.
- När räknas kaffe som representation?
Om kaffe bjuds på till:
- kunder
- samarbetspartners
- externa gäster
kan det falla under representation, vilket har särskilda regler.
Avdrag för representation:
- Avdrag för förtäring vid representation är mycket begränsat sedan 2017.
- Kaffe betraktas som enklare förtäring och ger inget avdrag för kostnaden, men avdrag för moms kan medges upp till begränsade nivåer (t.ex. 60 kr exkl. moms per person vid enklare förtäring).
Arbetsmiljöregler kring kaffe på arbetsplatsen
Kaffe i sig är inte reglerat i Arbetsmiljölagen, men tillgång till pauser och rastmöjligheter är det, vilket indirekt påverkar kaffevanor.
Relevanta lagar:
Arbetsmiljölagen (AML)
Arbetsgivaren ska se till att arbetsmiljön främjar hälsa och välbefinnande. Pauser är del av detta.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 1998:1)
Reglerar krav på personalutrymmen, såsom pausutrymmen där kaffe ofta konsumeras.
Krav på pausutrymmen:
- Arbetsgivaren måste erbjuda ett breakutrymme där personal kan ta paus.
- Det ska finnas möjlighet att värma mat och göra drycker, vilket inkluderar vatten- eller kaffekokare.
- Det finns däremot inga krav på att arbetsgivaren MÅSTE bjuda på kaffe – det är en frivillig personalvårdsförmån.
