En aktiebok är ett lagstadgat dokument som varje aktiebolag måste föra. Traditionellt har den ofta förts på papper, men idag är det vanligt att använda en elektronisk aktiebok. Det innebär helt enkelt att aktieboken finns i digitalt format – som en fil – i exempelvis Word, Excel eller pdf.
Vad är en elektronisk aktiebok?
En elektronisk aktiebok är samma sak som en vanlig aktiebok, men den är sparad digitalt istället för i en fysisk pärm. Den kan skapas med hjälp av:
- en Word-mall,
- en Excel-fil,
- eller ett särskilt system som genererar en pdf eller annan fil.
Så länge aktieboken innehåller de uppgifter som lagen kräver och går att uppdatera och visa upp vid behov, är den giltig även i elektronisk form.
Fördelar med elektronisk aktiebok
- Enkel hantering – lätt att uppdatera vid förändringar.
- Tillgänglighet – kan delas med styrelsen eller revisor digitalt.
- Säkerhet – kan sparas på flera platser och säkerhetskopieras.
- Kostnadseffektivt – kräver inga pärmar eller utskrifter.
Viktigt att tänka på
- Filen måste alltid hållas uppdaterad.
- Spara gärna flera säkerhetskopior på olika platser.
- Se till att bara behöriga har åtkomst, eftersom aktieboken innehåller känsliga uppgifter.
Om filen förstörs eller försvinner kan det bli nödvändigt att återskapa eller i värsta fall ansöka om dödande och rekonstruktion.
En elektronisk aktiebok är en digital fil som innehåller samma uppgifter som en traditionell aktiebok. Den är fullt giltig enligt lag, så länge den är korrekt ifylld, uppdaterad och sparad på ett säkert sätt.
