Alla svenska aktiebolag måste ha en aktiebok. Den visar vilka som äger bolagets aktier och ligger bland annat till grund för aktieägarnas rättigheter gentemot bolaget. Aktieboken ska också göra det möjligt för bolaget, aktieägarna och andra att bedöma hur ägandet i företaget ser ut.
BESTÄLL DIN DIGITALA AKTIEBOK HÄR.
En aktiebok behöver inte vara en fysisk bok eller en pärm med utskrivna papper. Den kan föras elektroniskt och sparas som en digital fil. För många mindre och medelstora aktiebolag är en elektronisk aktiebok i Excel ett av de enklaste och mest praktiska alternativen.
Det viktigaste är dock inte vilket program som används. Det avgörande är att aktieboken är korrekt utformad, innehåller de uppgifter som lagen kräver, hålls uppdaterad och kan visas upp vid behov.
Vad är en elektronisk aktiebok?
En elektronisk aktiebok är bolagets aktiebok i digital form. I stället för att uppgifterna skrivs för hand i en bunden bok registreras bolagets aktier och aktieägare i exempelvis:
- en Excel-fil,
- ett annat kalkylprogram,
- ett dokument,
- ett särskilt digitalt aktiebokssystem.
Aktiebolagslagen anger att aktieboken ska föras med automatiserad behandling. I bolag som inte är avstämningsbolag är det även möjligt att använda en bunden bok eller ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Elektronisk hantering är alltså uttryckligen tillåten och är i dag ett naturligt val för många bolag.
En elektronisk aktiebok har samma funktion som en aktiebok på papper. Det är innehållet, riktigheten, tillgängligheten och bevarandet som är avgörande, inte om uppgifterna visas på en datorskärm eller på ett utskrivet papper.
Måste en elektronisk aktiebok skrivas ut?
Nej, ett aktiebolag behöver inte skriva ut sin elektroniska aktiebok och förvara den permanent på papper.
Aktieboken kan sparas och hanteras helt digitalt. Bolaget måste däremot se till att informationen finns bevarad i ett läsbart och tillgängligt format. Om någon begär att få ta del av aktieboken ska bolaget kunna visa en aktuell utskrift eller någon annan aktuell framställning av den.
Det betyder att aktieboken inte måste ligga färdigutskriven i en pärm, men bolaget måste kunna ta fram och presentera den vid behov. Det räcker därför inte att ägaruppgifterna är utspridda i mejl, avtal, bokföringsunderlag eller gamla dokument. Uppgifterna behöver vara samlade och strukturerade som en faktisk aktiebok.
Aktieboken måste sparas i ett användbart format
Även om aktieboken är elektronisk måste den sparas i ett beständigt format som går att öppna, läsa, uppdatera och säkerhetskopiera.
Aktieboken ska bevaras under hela den tid som bolaget existerar och i minst tio år efter att bolaget har upplösts. Om uppgifter tas bort ur en elektroniskt förd aktiebok ska även de borttagna uppgifterna bevaras i minst tio år.
Det är därför viktigt att välja ett filformat och en lagringsmetod som gör det möjligt att:
- se den aktuella ägarfördelningen,
- följa förändringar över tid,
- bevara tidigare uppgifter,
- säkerhetskopiera aktieboken,
- skriva ut eller visa den på begäran,
- flytta filen till ett annat system om det behövs.
En elektronisk aktiebok bör inte endast finnas på en enskild persons dator. Filen kan försvinna om datorn skadas, byts ut eller blir stulen. Spara därför säkerhetskopior på ett säkert ställe och begränsa åtkomsten till personer som behöver arbeta med dokumentet.
Excel är ett praktiskt format för aktieboken
För många mindre aktiebolag är Excel det bästa och mest praktiska formatet för en elektronisk aktiebok.
En Excel-fil är enkel att uppdatera när aktier överlåts, nya aktier ges ut eller uppgifter om en aktieägare förändras. Informationen kan ordnas i tydliga kolumner och sorteras efter exempelvis aktienummer, aktieägare eller aktieslag.
Excel gör det också möjligt att:
- registrera aktierna i nummerföljd,
- skilja mellan olika aktieslag,
- ange vilka aktier varje person äger,
- dokumentera datum för införingar och ändringar,
- spara äldre versioner,
- skapa en tydlig utskrift,
- säkerhetskopiera filen på flera platser.
Vad ska en elektronisk aktiebok innehålla?
I ett aktiebolag som inte är ett avstämningsbolag ska aktieboken bland annat innehålla:
- varje akties nummer,
- aktieägarnas namn,
- personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer,
- aktieägarnas postadresser,
- aktieslag, om bolaget har flera aktieslag,
- uppgift om huruvida aktiebrev har utfärdats,
- uppgift om eventuella förbehåll som gäller för aktierna.
Aktierna ska tas upp i nummerföljd.
Det är därför inte alltid tillräckligt att bara skriva aktieägarens namn och det sammanlagda antalet aktier. Aktieboken måste vara utformad så att den uppfyller samtliga tillämpliga krav i aktiebolagslagen.
Varje införing och anteckning ska dessutom dateras, om tidpunkten inte framgår av annat tillgängligt material. När ett förhållande i aktieboken ändras ska ändringen antecknas utan dröjsmål.
Aktieboken ska hållas uppdaterad
En elektronisk aktiebok är inte ett dokument som bara skapas när bolaget bildas och därefter glöms bort.
Den ska uppdateras när exempelvis:
- en aktie säljs eller överlåts,
- en ny aktieägare tillkommer,
- en aktieägare byter namn eller adress,
- bolaget genomför en nyemission,
- antalet aktier förändras,
- ett nytt aktieslag införs,
- aktiebrev utfärdas,
- ett relevant förbehåll börjar eller slutar gälla.
Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har skrivit under stiftelseurkunden. Uppgifter om de tecknade aktierna ska då genast föras in.
Styrelsen ansvarar för aktieboken
I ett vanligt aktiebolag som inte är ett avstämningsbolag är det styrelsen som ansvarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig enligt lagen.
Styrelsen kan låta exempelvis en redovisningskonsult, jurist eller annan tjänsteleverantör hjälpa till med den praktiska hanteringen. Det juridiska ansvaret försvinner däremot inte bara för att någon annan arbetar med dokumentet.
Bolaget är även personuppgiftsansvarigt för behandlingen av de personuppgifter som finns i aktieboken. Det är därför viktigt att filen skyddas mot obehörig åtkomst och att personuppgifterna inte sprids mer än vad som krävs.
Aktieboken ska kunna visas upp
Aktieboken är inte enbart ett internt arbetsdokument.
I bolag som inte är avstämningsbolag ska den hållas tillgänglig hos bolaget för den som vill ta del av den. När aktieboken förs elektroniskt ska bolaget kunna ge den som begär det möjlighet att ta del av en aktuell utskrift eller en annan aktuell framställning.
Detta är ytterligare ett skäl att använda en tydlig och välstrukturerad Excel-fil. Aktieboken ska inte bara gå att förstå för den person som skapade dokumentet. Den ska kunna presenteras på ett sätt som gör ägarförhållandena begripliga även för andra.
Korrekt utformning är viktigare än filformatet
En aktiebok blir inte juridiskt korrekt enbart för att den sparas i Excel.
Det viktigaste är att den:
- innehåller samtliga obligatoriska uppgifter,
- redovisar aktierna på rätt sätt,
- är daterad och uppdaterad,
- bevarar relevant historik,
- förvaras säkert,
- går att visa upp i aktuell form,
- följer bolagsordningen och aktiebolagslagen.
En snygg men ofullständig fil kan fortfarande vara felaktig. På samma sätt kan en enkel Excel-fil vara fullt användbar, förutsatt att den har rätt struktur och fylls i korrekt.
Beställ en korrekt aktiebok från Aktieboksregistret
Den som är osäker på hur aktieboken ska utformas behöver inte skapa dokumentet från grunden.
Hos Aktieboksregistret går det att beställa en ny aktiebok som är utformad med aktiebolagslagens krav i åtanke. Aktieboksregistret erbjuder även en aktieboksmall i Excel, vilket gör det enklare att komma igång med en tydlig elektronisk aktiebok.
En färdig mall minskar risken för att viktiga kolumner eller obligatoriska uppgifter missas. Bolagets styrelse ansvarar dock fortfarande för att rätt information fylls i och att aktieboken uppdateras när ägarförhållandena förändras.
Sammanfattning
En elektronisk aktiebok är en digital version av bolagets lagstadgade förteckning över aktier och aktieägare. Den behöver inte skrivas ut och förvaras på papper, men den måste sparas i ett läsbart, säkert och användbart format.
För många mindre aktiebolag är en Excel-fil ett av de bästa alternativen. Den är enkel att uppdatera, säkerhetskopiera och presentera. Filformatet är dock inte det viktigaste. Det avgörande är att aktieboken är korrekt utformad, innehåller samtliga lagstadgade uppgifter, hålls aktuell och bevaras enligt reglerna.
Genom att beställa en korrekt utformad aktiebok från Aktieboksregistret får bolaget en tydlig grund att arbeta vidare med och minskar risken för att viktiga uppgifter saknas.
