Enligt aktiebolagslagen ska varje aktiebolag upprätta en aktiebok. Att tappa bort aktieboken kan därför kännas som en allvarlig situation för företaget, men är det olagligt?
Du som sitter i styrelsen för ett aktiebolag kan begära ut bolagets aktiebok. Detta kan vara aktuellt om du behöver historiska uppgifter eller om någon i styrelsen inte delar med sig av aktieboken. Om aktieboken inte är registrerad hos oss meddelar vi dig. I beställningsformuläret kan du välja att vi skickar en formell begäran till styrelsen om att få aktieboken, som vi sedan lämnar ut till dig.
Om du har tappat bort aktieboken
Vid en borttappad aktiebok behöver du egentligen inte oroa dig, detta så länge du snabbt åtgärdar situationen och rekonstruerar aktieboken eller kontrollerar om det finns registrerad. Det är alltså viktigt att du upprättar en ny aktiebok i enlighet med aktiebolagslagen.
Enligt aktiebolagslagen är alla aktiebolag skyldiga att föra en aktiebok och hålla den uppdaterad. Detta gäller oavsett om aktieboken är fysisk (i pappersform) eller digital. Aktieboken fungerar som en registrering av vilka som är aktieägare i bolaget och hur många aktier de äger. Den är också avgörande för att fastställa rösträtt vid bolagsstämmor och för utdelningar.
Då kan du få juridiska problem
Styrelsemedlemmarna som inte har en upprättad och tillgänglig aktiebok kan hamna i allvarliga juridiska problem när någon från allmänheten begär ut den. Det är inte själva borttappandet av aktieboken som är problemet – det är när någon begär ut den och du inte kan leverera den.
En styrelseledamot som uppsåtligen eller av grov oaktsamhet åsidosätter sin skyldighet att föra och hålla aktieboken tillgänglig kan dömas till böter eller fängelse i upp till ett år.
Borttappad aktiebok ger inga juridiska påföljder
Trots att lagen tydligt kräver att aktieboken förs och uppdateras, finns det inget direkt straff för att tappa bort den. Det som är viktigt är att företaget snabbt vidtar åtgärder för att rekonstruera den. Att inte ha en aktiebok kan medföra påföljder.
Borttappad aktiebok – detta ska du göra
Om aktieboken tappas bort är det alltså inte olagligt, men det innebär att företaget befinner sig i en situation som måste åtgärdas snarast. Du måste upprätta en aktiebok igen. Här är vad du behöver göra:
- Kontrollera om det finns tillgänglig: Se över om aktieboken finns registrerad någonstans, exempelvis Aktieboksregistret för att på så sätt få tillgång till korrekta historiska uppgifter. Om ni inte hittar den, följ nedan steg.
- Rekonstruera aktieboken: Börja med att så snart som möjligt rekonstruera aktieboken. Det innebär att du behöver samla in information om alla aktieägare och deras innehav, både historiska och nuvarande. Information om tidigare aktieöverlåtelser, nyemissioner och aktieägarmöten kan också behöva dokumenteras på nytt. Har du en digital kopia av aktieboken, eller har tidigare registreringar och utdrag från Bolagsverket, underlättar detta processen avsevärt.
- Samla underlag: Om företaget har utfärdat aktiebrev, kontoutdrag, eller om det finns andra handlingar som rör aktieägandet, kan dessa användas som underlag för att återställa aktieboken. Det är därför viktigt att alltid spara dokumentation relaterad till aktieägande.
- Kontakta aktieägarna: Ett annat steg i rekonstruktionen är att kontakta alla kända aktieägare och be dem att bekräfta sitt innehav och sina uppgifter. Detta säkerställer att den nya aktieboken blir korrekt och uppdaterad.
- Skapa en ny aktiebok: När all information har samlats in, är det dags att skapa en ny aktiebok. Denna nya aktiebok ska innehålla samtliga aktieägare, antal aktier de innehar, datum för införing och eventuella utfärdade aktiebrev.
Hur kan man undvika att tappa bort aktieboken?
För att minimera risken att aktieboken försvinner är det en bra idé att överväga en digital lösning för att förvara och uppdatera aktieboken. Genom att spara aktieboken digital, exempelvis via Google Drive, e-postklient eller bara i en hårddisk minimerar du riskerna att tappa bort aktieboken igen.
Agera snabbt
Att tappa bort aktieboken är inte ett brott i sig, men det är viktigt att agera snabbt och rekonstruera den så fort som möjligt. Detta är avgörande för att upprätthålla lagens krav och för att undvika potentiella problem vid bolagsstämmor eller vid förändringar i ägandet. En korrekt och uppdaterad aktiebok är också viktig för att skydda företagets trovärdighet och förtroende hos aktieägare och potentiella investerare.
