Aktiebok och GDPR – Vad gäller enligt svensk lag?

Att föra en aktiebok är ett lagkrav för alla svenska aktiebolag – men eftersom aktieboken innehåller personuppgifter omfattas den också av GDPR. Det innebär särskilda skyldigheter för både det bolag som för aktieboken och för den som får tillgång till den. Här går vi igenom vad som gäller enligt svensk rätt.

Vad är en aktiebok?

En aktiebok är ett register över aktieägarna i ett aktiebolag. Den ska innehålla:

Namn
Personnummer eller organisationsnummer
Adress
Antal aktier
Datum för införande

Aktieboken är offentlig – vem som helst kan begära ut den från bolaget. Men eftersom den innehåller personuppgifter regleras hanteringen av EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bolaget är personuppgiftsansvarig

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) är det aktiebolaget som ansvarar för att:

Skydda personuppgifterna i aktieboken
Informera de registrerade (aktieägarna) om hur deras uppgifter behandlas
Säkerställa att behandlingen har rättslig grund

Vanliga rättsliga grunder:

Rättslig förpliktelse – Bolaget är skyldigt enligt aktiebolagslagen att föra aktiebok (laglig grund enligt artikel 6.1 c GDPR)
Intresseavvägning – Vid utlämnande till tredje part, måste bolaget bedöma om det är förenligt med GDPR

Den som begär ut aktieboken blir också personuppgiftsansvarig

Det är mindre känt men viktigt:

Den som får tillgång till en aktiebok blir själv personuppgiftsansvarig enligt GDPR.

Det innebär att personen eller företaget som tar emot en aktiebok:

Måste följa dataskyddsförordningen
Får endast använda personuppgifterna för det syfte de begärdes ut

Exempel: Om du begär ut en aktiebok och använder den för marknadsföring, måste du ha en rättslig grund för detta. Det räcker inte att du har fått aktieboken.